機密データは暗号化して送信 職場では当たり前 PTAはどう扱おう
今回の記事ではデータの暗号化について触れていきましょう。
今やビジネスの世界では機密度が高い情報の扱いはとても厳しく規定されています。
PTAでも同じようなルールに基づいて管理を求められる日は近いかもしれません。
大切な情報を厳格な扱いをしなければならなくなった背景には、様々な要因があります。
一つ挙げると、データがネットに流出して悪用されるケースです。
個人を特定できる情報として、住所、氏名、生年月日、電話番号がありますが、これらを他人に知られると悪用される可能性が高いのは
個人情報はもちろんのこと、機密度が高い情報を含むデータファイルを相手先とメールでやり取りする場合はファイルを暗号化して行います。
送信時に暗号化するのは、具体的に言うと添付ファイルのこと。
しかし機密度が高いか高くないかはどう判断するのでしょうか。
会社などでは扱う情報を等級分けすることになります。
何の情報が含まれるデータなのかによって、取り扱いのルールを変えるのです。
少しだけ触れておきますと、会社での経営に左右するような重要な情報は「極秘」とし、メールでの受け渡しや、持ち出しすら禁止などの制限を設けるような運用です。
こういった情報の分類はPTAでも徐々に取り入れられることになるのではないでしょうか。
暗号化はどうやってするのか 暗号化ツールを使うだけ
パソコンに詳しくない人からすると、暗号化？？よくわからない複雑な文字で書くの？とかと思うかもしれません。
暗号化は別に特殊な言語をマスターするようなものではありません。
暗号化用のツールを使うだけです。
暗号化ツールが自動的にデータの中身を特殊な言葉のようなものに変換してくれるのです。
暗号化された内容は人間はおろか、パソコンでも普通には読めない意味不明な情報となっています。
そんな意味のない情報になることで、それを手に入れたとしても悪用ができないわけなのです。
暗号化されたデータファイルを誰かと通信や、USBなどメディアを介して受け渡しをします。
メールが傍受されたり、メディアを盗まれたり、落としても暗号化された情報のままでは誰もそれを利用することはできません。
とても安心ですね。
暗号化したデータはどうやって開くの？暗号を解読しよう もちろんツールで
セキュリティを高くすることで機密情報の流出を防ぐことができ、そのためにデータを暗号化しました。
では、その暗号化されたデータを受け取った人はどうすれば利用することができるのでしょうか。
その答えは、暗号化した時と同じようにツールを使います。
ツールを通して暗号化されていないデータに展開（または解凍）で元に戻します。その時に必要なものがパスワードです。
手順をさかのぼると、暗号化する際にパスワードを設定します。
その時のパスワードを使って暗号化を解除します。
パスワードの扱いは？ 暗号化しても無駄にならないように
暗号化はデータの中身を読めない内容に変換し、鍵を掛けることなのです。
金庫に鍵がなければ開けることは容易ではありません。こじ開けるか、専門の業者でピッキングなどしないといけません。
しかし鍵があれば一瞬で開きますね。
ここで申したいのは鍵の大切さです。
せっかく暗号化したデータもメールで送る時に、パスワードも一緒に書いて送るとどうでしょうか。
金庫に鍵を貼り付けているのと変わらないわけです。
必ずパスワードは後から別のメールで送りましょう。または予め特定のパスワードなどのルールを決めておくなどがいいかも知れません。
暗号化ツールは何を使う？
よく似たツールはたくさんあります。無料のものから有料のものまでどれが適当なのか悩みます。
個人利用の場合ほぼ無料のツールを利用します。
何を使えばいいかわからない人には7Zip（セブンジップ）がおすすめです。（理由は個人的に利用しているだけですが…）
どんな暗号化ツールもファイル形式は様々なタイプを選ぶことができるものがありますが、7z形式、またはzip形式で良いでしょう。
パスワードなしでも使えますが、それではセキュリティの観点では意味がありませんので必ずパスワードを設定し忘れないようにしましょう。
まとめ
みなさん家庭で普段の日常生活ではデータの暗号化などとは無縁でしょう。
仕事の上では情報はとても大切な価値のあるものとして扱われます。情報漏洩対策が行われています。
それと同じように個人の情報も大切で価値のあるものです。
取り扱いを気をつける上で、ツールを利用するのはこれからますます求められるものでしょう。
実はツールを利用するだけではまだ片手落ちなのです。
順番としては、個人情報を扱うためのルールがあり、それに従い便利に運用するための仕組みが暗号化のツールです。
渡せなかった情報も規定とルールがあれば緩和されるケースもあるわけです。
個人情報の規定などをPTAに取り込んで正しい情報の扱いを徹底し、その上で効率化を進めていきましょう。
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