PTAでOfficeアプリを使うなら Microsoft Officeオンライン版がおすすめ
PTAで欠かせないのが文書作成などの事務です。今やパソコンでの文書作成は当たり前のスキルですね。そして同じことがパソコンだけでなくスマホでもできるようになっているのです。
パソコンがなくとも、スマホだけでも問題なく作業ができるのです。じゃあパソコンはもはや必要がないのかと言うと、そんなことはありません。
パソコンはキーボードがあることや、画面が大きいなどでスマホを使うよりも効率的に作業を行うことができます。
スマホで作業ができると、場所を問わずどこでもいつでもすぐ簡単でとても便利ですよね。
スマホを使ったほうが便利な場面と、パソコンを使ったほうがよい場面があり、お互いに使い分けることが望ましいのです。
スマホを使ったほうが便利な場面とは
外出中や、移動中、移動先などちょっとした細切れの時間にささっと作業ができるのでとても効率がいいです。
なるべくさっさと済ませたい？PTAに関する作業もすきま時間に済ませてしまいましょう。
パソコンを使ったほうが便利な場面とは
たくさんの文書を書いたり、編集したり、面倒な作業をできるだけ効率よく済ませたいならパソコンを使いましょう。
ただしパソコンは重く、使える場面が限定されます。片手でさっとパソコンを開いて5分の作業を繰り返すなんてことは到底無理な話です。
自宅で家のパソコンを使うのがいいのではありますが、毎日のように頻繁にパソコンを使わない場合いろいろと面倒なことになりがちです。
久しぶりにパソコンの電源を入れると、各種のアップデートが始まり、動作が重くなり、なかなか思うように作業ができない経験をお持ちではないでしょうか。
ようやくWindowsやセキュリティのアップデートが終わり、作業を始めるタイミングでさらなる追い打ちに遭うのです。
Officeアプリのバージョンが古いなどで使えない場面です。こうなると一気にやる気もなくなってしまいます。
Officeアプリは高いから ExelやWordは最新版にバージョンアップできない…
毎年のようにバージョンアップが繰り返されてきたOfficeアプリの存在は皆さんよくご存知でしょう。
パソコンのソフトウェアは数年おきや、毎年新しいバージョンが登場して、その度にバージョンアップしていた人や、古いままで構わないとしていた人など様々いるでしょう。
中にはオフィスソフトは新しいパソコンを買うと最初から付いているから、特に買わないという人も多いでしょう。
今どき、会社など仕事で使うパソコンは最新のバージョンでなければセキュリティ上不都合などの事情で数年間隔などで更新されているはずです。
しかし、家庭で使うパソコンのOfficeアプリは仕事などで常時使わないと、新しいバージョンに変えようと思う人も少ないのではないでしょうか。
PTAの仕事を引き受けてしまった場合どうしましょうか。とりあえず古いのが使えたらいいかな…
Windowsも時代とともに新しくなっていて、古いOfficeアプリをインストールしようにもできなくなっているケースもあるでしょう。
いざ買うとなると結構高くて躊躇しますよね。ましてやPTA以外には何も他に使う予定がないならますます出費は避けたいところ。
Microsoft Officeオンラインなら無料 PTAの事務ならこれで十分
Microsoft Officeオンラインとは、ブラウザアプリを使うことでOfficeのソフトウェア機能を利用できるというもの。
Microsoftの標準ブラウザのEdge（エッジ）で使えるのはもちろん、GoogleグーグルのChromeクロームブラウザでも使うことができます。
簡単に言うと、ホームページを見たり検索したりするアプリ上でOfficeアプリが使えるということです。
一度Officeオンラインを触ってみればおわかりかと思いますが、これでできないことって一体何でしょう？って思います。無料で十分じゃないの？
普通にMicrosoft Officeアプリのエクセルやワードが使えるのですから。
正直これで十分に使えます。
Microsoft Officeアプリの使い方とは
普通、パソコンのアプリはダウンロードしたり、メディア（ディスク）からインストールして使います。デスクトップにショートカットアイコンができて、クリックなどでアプリが起動します。
Microsoft Officeオンラインアプリの場合はインストールの必要がありません。
まずはブラウザアプリでMicrosoft Onlineを検索します。
初めて利用する人はサインアップで、すでにユーザー登録済の人はサインインで使えます。
Microsoft Online版と通常版の大きな違いとは
Microsoft Online版は従来のインストールするデスクトップ版と比べて以下のような特徴があります。
- ウェブブラウザで使用できる
- データ保存を意識しなくてもよい
- データはクラウドに保存される
- パソコン、スマホと連携できる
- 操作感が若干異なる
- 常に最新版
- なにより無料で使える
それぞれの項目を詳しく見ていきましょう。
ウェブブラウザで使用できる
これはすでに説明してきましたが、Microsoft Edgeや、Google Chromeなどで使えるというものです。
データ保存を意識しなくてもよい
普通パソコンで作業を終了するときは必ず保存しますよね。そうでないとそれまでの時間が無駄になってしまいます。どこにもデータが保存されないと次にまた引き続いての作業や、使い回しなどできないからです。
Microsoft Onlineは保存せずにそのまま終わっても問題ありません。保存ボタンも押す必要すらありません。
パソコンの場合だと作業が終わってシャットダウンしても構わないのです。スマホも同様です。
次にMicrosoft Onlineにサインインするとデータが保存されています。
データはクラウドに保存される
最初にMicrosoft Onlineにサインインアップ（ユーザー登録）することであなたのクラウドストレージが用意されます。
Onedriveワンドライブというサービスが無料で利用できます。容量は5GBまでです。PTAで利用するには十分な容量です。
パソコン、スマホと連携できる
Microsoft Onlineのサービスはパソコンで作業したものをスマホでも引き続き編集などすることが簡単にできます。
操作感が若干異なる
一番の違いはブラウザアプリ上でMicrosoft Onlineのアプリ、Exelエクセルなどが使える点です。
最も注意が必要なポイントが画面の構成の違いです。ブラウザ画面ですから、上部の部分にブラウザのメニューが並びます。
その下側にエクセルなどのメニューが並ぶわけです。誤操作をしてしまう可能性があるわけです。
それと、メニューのせいで画面の上部まで表示領域がないため、気持ち程度ですが狭く感じてしまいます。慣れればなんの支障もないでしょう。
そしてメニューが通常版に比べて少し異なります。
常に最新版
オンラインで使用の都度、アプリをダウンロードして使うのでアップデートの必要がありません。
なにより無料で使える
これが無料で使えるわけですね。
まとめ Officeアプリを使うのは当たり前のスキルに
ここまで見てきましたように、個人で利用するにはOffice Onlineで十分です。
もはやOfficeアプリ自体が誰もが使いたいときに当たり前に使えるツールになりました。
別の言い方をすると、使えて当たり前のものになったとも言えます。
当然、子供達も一通りのOfficeアプリを使うことが当たり前に求められてきています。
少なくとも仕事に就くまでに、知っていて当たり前になっています。
ちなみに、Microsoft Officeのモバイル版はスマホアプリとして無料で利用することができます。
昔の高いと思っていたOfficeアプリも誰もが使えるものとなっています。
オンラインストレージで5GBで物足りないなどの場合は有料プランや、法人利用の場合は別途プランも用意されています。
Officeアプリは使えて当たり前のツールだから、躊躇なく利用してみましょう。
PTAの事務作業もはかどるはずです。
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