オンラインストレージの活用がノウハウの蓄積に繋がる
PTAの継続的な組織運営で求められるものに、書類などのデータの共有があります。
オンライン上にデータを置く場所、オンラインストレージがあれば、どこからでも、アクセスを許可された人が利用できてとても便利ですよね。
それを実現する仕組みがオンラインストレージのサービスです。クラウドストレージとも呼び、意味は全く同じです。
オンラインストレージを活用することは、今の組織内でのデータの共有はもちろん、PTAを発展、効率化する上では、データを代々引き継げることが有効な手段であることには間違いありません。
オンラインストレージのサービスは様々なベンダーが提供しており、どれを選んでいいのか悩みどころですね。
今回の記事では、選び方もですが、その手前に考えておかないといけない重要なポイントを考えていきたいと思います。
それは、どんなに便利な仕組みを採用しても来年に繋がらないものは意味がないというものです。ここは後半に触れます。
オンラインストレージに置いていいデータとは 個人情報の取り扱い
データの扱いで最も気を付けないといけないのが個人情報です。
絶対にあってはならないのが、PTAから個人情報が流出してしまったという事態です。
そういった事態を回避するためには、オンラインストレージには個人情報を置かないというルールを作り、それを徹底することです。
さらにもう少し深掘すると、そんなデータを置くなと言われても、個人情報とは何か、個人情報を含むデータかそうでないかの区別という別の角度の問題も検討が必要です。
個人情報とは
- 個人に関する情報であること
- 特定の個人を識別できること
引用元：プライバシーマーク制度
ツールを使うのはとても便利ですが、便利さと引き換えにリスクも存在することは常に意識しておく必要があります。
作ったルールはオンラインストレージ内に保存しておきます。
オンラインストレージにアクセスできるのは誰
PTAで用意するオンラインストレージですので、基本はPTA役員がその事務的な作業の利便性アップ、効率化のために使います。
要するに必要最小限のPTA役員だけが使用できればそれで良いと言うことです。逆に言うと、PTA役員以外の人が使用する意味は無いと言うことになります。
PTA役員がオンラインストレージにアクセスする場合、共通するIDやパスワードを用います。この情報が無いとアクセスすることができません。
ですので、このIDやパスワードはとても大切な情報ということになります。
あやふやな扱いではなく、しっかりとしたルールが必要です。
PTA役員は人員構成が毎年変わっていきます。過去の役員がいつまでもオンラインストレージにアクセスするのは避けないといけません。
必要なこととして、毎年パスワードの変更はしないといけないと言うことです。
オンラインストレージのコストは誰が負担する？
もう一つ大きな悩みのタネはコストです。オンラインストレージサービスは無料からありますが、無料のサービスは主に個人の利用のみです。
複数のメンバーでのストレージの共有利用はできません。
複数でオンラインストレージを利用するには有料サービスに申し込む必要があります。
役員全員が申し込むと契約するサービスによって利用料は異なりますが、安いものでもそれなりな利用料になります。
そんな予算無いですよね。
実際に資料を作成したり、閲覧したりする役員数人に限定するのが良いかもしれません。
または、代表の誰かのみが一人分のアカウントを利用する形にして必要に応じてファイルを送付などして最終的に保存する場所という運用が良いかもしれません。
代表者だけが代々引き継いでいくのが支出が少なくてすみます。
オンラインストレージを管理する人は誰か、未来に引き継ぐために
PTA役員が変わる時、必ず行うのが引き継ぎです。これが無いと新任の役員さんが何をしていいやら戸惑ってしまいます。
PTA活動が機能しなくなります。
オンラインストレージを利用することで便利になったものの、これも引き継がれなければなりません。
このポイントが実は結構大きな問題でもあります。
どれだけしっかりとしたITを使った仕組みを作り上げることができても、引き継げないものであると全く意味がないのです。
誰もが理解できるレベルでないと、一年経ったらもう誰も使えなくなっているなんてことは大いにありえます。
ハードルは下げ、いくつものことを引き継ぐのではなく、最低限必要なものを確実に引き継ぐことが大切です。
仕組みを引き継ぐには教員の方へ協力を申出することで解決することもあるかも知れません。相談してみましょう。
まとめ チャレンジしすぎると…
オンラインストレージはデータをクラウドに保存して共有するためにはとても便利な仕組みです。
個人としてはかなりの利用者がいて、実際にオンラインストレージをお使いの方も多いでしょう。
しかし、PTAという組織で利用することを考えた場合、オンラインストレージの使い方の壁と、引継ぎの壁の2つを乗り越えないといけません。
オンラインストレージの使い方は現在のPTAメンバーが乗り越えられるかもしれませんが、次の世代のPTAメンバーがうまく乗り越えられるとは限らないのです。
オンラインストレージが全く使えない場合、過去のノウハウは引き継げなくなることもありえます。
このことはとても難しい問題で、今のPTA役員にはどうしょうもない、手の届かない未来の話ですね。
PTAのメンバーを決める際にITに強い人に参加して欲しいと思っても、そんなに都合よくいくとは限らないのです。
ノウハウが途絶えないように、オンラインストレージを利用すると共に、もう一方でUSBメモリに入れて受け渡すなどこれまで通りのやり方も保険でやり続けないといけないかも知れません。
もう一つ手段があるとすれば、学校の協力を得ることです。オンラインストレージに関するルールや決め事としてまでは学校と調整するのは難しいかも知れませんが、やはり学校中心のPTAという観点で考えてみましょう。
PTA活動への理解と、学校との共栄を目的に維持発展させていくのが望まれます。
PTAメンバーで、IT長けた人の一人の存在による頑張りはとても素晴らしいものを生み出すこともあります。
しかし、その一人が一年先にはいないのがPTA。
誰もがうまくやれるPTAの発展の道を考えていきましょう。
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