PTAを改革する ペーパーレスを推進するために
今回は如何にしてPTAにまつわる様々なものをペーパーレスにしていくかについて考えていきたいと思います。
PTAの活動の中には様々な紙を使ったやり取りがあります。
- 案内など情報提供するもの
- 記入し回答してもらうもの
- 情報をまとめ提出するもの
最近では様々な便利なツールなどを使うことで徐々にではありますが、ペーパーレスに向かっています。
しかし、上の三つの中で自分たちだけでは変えづらいものが一つあります。
3番目の「情報をまとめ提出するもの」です。
紙で求められるから紙で出さざるを得ない
一般的にPTAの組織は学校単位のものを指しますが、他にもあります。（関係されている皆さんはご存知だと思いますが）
市町村単位や、都道府県単位の上部組織です。いわゆるピラミッド型の構造となっているわけです。
- 都道府県
- 市 町 村
- 学 校
こういった各組織でも、それぞれ決まったメンバーが集まって様々な議題の検討を行います。
出席するのは主に個々の学校の会長、上部組織の役員などです。
そういった上部組織にいるのはたいてい経験豊富な人達です。要するにITなどとは距離のある人達が多いとも言えるわけです。（中にはもちろん長けた人もいますが）
そういった組織を批判するつもりは全くありませんが、しかし運営のやり方を見直す必要があるのも事実でしょう。
古い組織の場合、ITツールを扱える人がいない、環境が整っていないなどの理由で従来の紙が求められることが多いようです。
FAXはもう使わない
自分達の上位組織などにそのやり方は古いから変えたらどうですか？とはなかなか言いにくいものです。
言われないから今のままで良いという意識は改革していただかないと困ります。
逆に自分たち以外の誰かが、そのやり方古いから変えていただけませんかと直接言われるとどう感じますか？
上の立場にいるような人達は、是非とも自己改革をしていただきたいと思います。
最後に、この章のタイトル、FAXは使わないというポイントについて触れておきます。
そろそろFAXは時代遅れの機器になろうとしています。理由は既に別の手段を使って目的を達することができるからです。
FAXはペーパーレスの取り組みには逆行する仕組みです。最近では送信先の誤りで情報漏洩などを起こしやすいのです。情報セキュリティの観点で企業ではFAXを使わなくなっています。
同じことを繰り返さないように「紙は要りません」をきっちりと伝える
曖昧な状況でどうすればいいのか悩ましい事があります。
仕事の場面でよくあるのが、PDFデータをメールで送信したが、原紙はいるのかいらないのかという状況です。
聞く手間も面倒ですし、これまでは原紙を送っていたからと、前例にならうだけのことをやることも多いでしょう。本当は別にいらないかもしれないとしても。
無意識で行動を促したり、無駄に相手に考えさせる行動はなるべくやめていきましょう。
少なくともペーパーレスに向けては意識して、「原紙は不要です」を言い切りましょう。
たったその一言で、関係する人達の仕事が効率化できるのかもしれません。
まとめ ペーパーレスは自分から
これまで、過去からずっとそうだったからという理由だけで同じ仕事のやり方を繰り返していないでしょうか。
矢おもてに立って、これ、変えましょうというのはなかなか勇気のいることです。
今のままでいいと思っている人に対してはなおさらです。少しづつチャンスを見計らいながら改革を進めていきましょう。何もかもを一度には変えるのは大変ですね。
誰かにお願いしないといけないこと、断られるかも知れないことは、気が引けてしまいます。
しかしちょっとした面倒くさいことの積み重ねが、みんなの幸せに繋がるものだったりします。
今回は、触れませんでしたがペーパーレスは押印廃止とワンセットにすると効果はさらに高くなります。脱ハンコ社会に動き始めて久しく経とうとしています。
もう、ハンコリレーを辞めましょうと言っても誰も無茶な話とは思わない頃合いです。
仕事はやり遂げた感に浸るためのものではもはやなくなりました。
早く終わらせて、本当にすべきことに時間を充てるようにしましょう。
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