PTA組織でおすすめの無料アプリ Google Workspaceなら一通り揃う
この記事ではPTAという予算もない組織で如何にして費用の負担なく、事務的なことを効率的にしていくことができるかの手段をご説明します。
PTAの組織で利用できる無料のアプリがGoogle Workspaceです。企業などで使うマイクロソフトのOfficeなどと同じようなものです。
PTAの組織活動で必要なアプリ機能がワンセットで利用できるのがGoogle Workspaceです。
Google Workspaceでできること
- 保護者への案内文を作成
- 行事に掛かった費用の収支計算
- PTAや学校スケジュールの共用
- チャット
- オンラインミーティング
上記はほんの一例ですが、企業で一般的に使われるツールと全く遜色なく一通りのものが用意されています。
パソコンでもスマホでもどちらでも使用することができます。
パソコンで作成途中のものをスマホで引き続き作業することもできるのでとても便利です。
Google Workspaceはどこで使うもの？
PTAという組織の運営に携わる人たちはご存知の通りPTAの事務所みたいなところにいつも集まっているわけではありません。
会社なら従業員は事務所に集まって各人の担当する業務をしますよね。
この時代、業務と呼ばれるものには連絡や、事務、打合せなどが欠かせません。
全てパソコンで行っています。
特に事務作業として皆さんが会社で使うパソコンには最低限Officeアプリが入っているでしょう。
PTAという組織にも本来ならそれらのものが一通り必要なのです。
Google Workspaceの内容がこちらです。
事務所もパソコンも予算もないPTAで使えるのがGoogle Workspaceのアプリ
PTAの役員になったからと言って前任者からパソコンを使って過去のデータがどこにありますとか引き継ぎはありましたでしょうか？
ゼロではないでしょうが、自由に使えるパソコンが与えられるなどはすごく稀なケースでしょう。
でも、PTAには事務業務も存在します。ほとんどの場合は役員さんの自前のパソコンやOfficeアプリなどを利用することになるでしょう。
そこで今回紹介するのがGoogle Workspaceのアプリです。
下の画像のようなアプリが使えます。
- Gmail メールアプリです
- Meet オンラインミーティング
- Chat チャット機能（メッセージ）
- Sheets 表計算
- Drive オンラインのデータ保存場所
- Docs ワープロ
- Calender カレンダー共有
他などのアプリです。
これらがPTAの役員の皆さんで使えるのです。
Google Workspace for Nonprofitsのアプリは PTAは無料で利用可能
Google Workspace Nonprofitsはグーグルが提供する、パソコンやスマートフォンで利用することができるアプリをワンセットにした仕組みです。
Nonprofitsとある通り、非営利団体向けのサービスとしてPTAも無料での利用が可能なのです。
PTAは対処となる組織に含まれます。
是非これらのサービスを上手に利用して効率よくPTA活動を進めていきましょう。これらを使わない理由はありません。
まとめ PTAで必要なアプリは
PTA活動をGoogle Workspaceの様なアプリを用いて効率化できれば、より快適で負担の少ないPTAになります。
Google Workspaceのいろいろなアプリの中でも、特にドライブ機能はPTAという組織の性格としてもとても役立ちます。
学校に紐づく組織でありながら、実態は学校に存在しないのですから、ノウハウやデータなどはUSBなどで代々人づてに引き継ぐわけです。
引き継ぐ情報の中には連絡先などの名簿なども含まれもするでしょう。手渡しでは落としたり無くすリスクもあります。
クラウド上にあることでセキュリティも保たれ、過去の情報やノウハウまでも楽に引き継ぐことが可能になります。
その分、メンバー管理をしっかりしていく必要もあります。この辺は改めて触れたいと思います。
ここまでおすすめしてきたGoogle Workspaceですが、残念ながらどんなPTAでも利用できるわけではないのです。
かなり高いハードルの要件があります。
詳細はこちら↓の記事からチェックください。
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